退職理由の具体的な書き方！退職願に一身上の都合以外の理由は有り？

退職する際に、上司や人事に聞かれる「退職理由」ですが、聞かれることに対し、煩わしく感じるでしょう。引き留めを受けても決心は揺るがないと思いますし、辞める会社に理由を伝えることは面倒ですよね。しかし、会社に伝える「退職理由」は重要な役割を担います。これから、具体的な退職理由の答え方、書き方を解説していきます。

退職理由が聞かれる理由は？

皆さんは、

何故、退職理由が聞かれると思いますか？

理由は無いと言われそうですが、実は、失業給付などの給付金にも関係する、重要な事務手続きだからです。転職等の自己都合退職であれば影響度は低いですが、会社都合や病気退職の場合、退職事由で失業給付の受給時期が変わります。退職理由は適当で良いと思われがちですが、様々なことに影響してくることは念頭におきましょう。

また、退職理由は、

企業の退職傾向や要因分析に活用されます。

例えば、

・勤続4年目は退職者が増加する

・新卒入社者より中途入社者の方が退職者が多い

・〇〇部門の退職者増加は〇〇さんなど、

退職理由は企業のカルテとなります。

企業はこの分析を正しくしないと、人材流出を止めることができませんので、退職理由を聞くことは、とても重要な位置づけとしています。

整理すると、以下となります。

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退職理由の答え方

退職理由の答え方としては、聞かれる場面を想定してみましょう。

「上司や人事に口頭ベースのヒアリングを受ける」ことについては、企業への引き留めや退職傾向分析の意図があります。退職に至った経緯から、現状の不満など幅広く聞かれることになります。愚痴や会社の不満を本音で話すのも良いですが、答え方としては「本音の建前化」をするようにしましょう。

「退職願、退職届に書く」ことについては、事務手続き上必要になる作業です。退職願を本人が記載し、上司、役員の流れで、承認という名のスタンプラリーが行われます。また、失業給付の関係で、事務担当が離職票に退職事由を記載する際のエビデンスとしても活用されます。答え方（具体的な書き方）としては、定型となりますので、退職理由の分類を参考にしてください。

退職理由の書き方（分類別）

退職理由の分類としては大きく分けて２つです。それぞれ、自己都合、会社都合かの棲み分けとなり、退職届の具体的な書き方は以下のようになります。

分類	内容	書き方
自己都合退職	転職、休職満了、懲戒解雇etc	一身上の都合（休職満了）
会社都合退職	倒産、早期退職、転身プログラムetc	会社都合

※自己都合退職でも、特定疾病の場合は失業給付の優遇があります。病名が記載された診断書等は必ず控えておくようにしましょう。失業給付等の分からない点については、企業担当者では支給額、支給要件、支給日等を判断できないため、ハローワークに問い合わせるようにしましょう。

「一身上の都合」の意味とは？

先程から多く使われている「一身上の都合」について、意味と使われ方を紹介します。「一身上の都合」とは退職理由等で使われる定型語であり、「一身上」とは個人理由という意味になります。つまり、「個人都合＝自己都合」ということです。普段使う言葉ではないので違和感はあると思いますが、退職場面では使われますので、この機会に覚えておきましょう。

退職理由の「本音の建前化」

退職願、退職届は「定型回答」となることはお話しました。次は、退職理由のヒアリング対応となります。皆さんが悩むのは、

「本音を吐き出して退職して良いのか？」

ということでしょう。私は円満退職を望むなら「本音の建前化」をした内容で退職理由は答えることを推奨します。なぜなら、今後、何かしら関りが生じる可能性がありますし、会社から学び成長できたと思うことはあったはずです。感情的になるような出来事や積年の恨みがあっても、そこは大人の対応をしましょう。

ただし、お世話になった人や話の分かる同僚には、本音を伝えることは一種の礼儀だと思います。大抵、直属の上司や人事は辞めることに対し関心を寄せていますので、今後の会社について建設的に語ることはしないでしょう。しかし、分かり合えた同僚は本音に対して真摯に向き合ってくれると思います。「建前」で信頼できた人と話すのはお互い寂しいと思いますので、気の許せた人には本音をお話しても良いと思います。

本音の建前化とは？

本音の建前化とは、

本音を企業向けの内容に言い換えることです。

例えば、「給料が低い」という本音に対し、「新しい環境で挑戦したい」というように言い換えることです。この言い換えは、給与が低い理由は仕事の内容だと捉え、別の新たな仕事をすることで給与を高くするという考えがあります。そして、この理由であれば企業にはポジティブな退職理由と捉えられます。あくまで、退職理由は円満退職をするスタンスが重要です。攻撃的な理由は後味が悪くなることになりますので、控えた方が良いでしょう。

以下、参考例として、本音の建前化の言い換えをご紹介しています。

退職理由の回答例文

※退職理由を伝える際のポイントは、変に嘘をつかないことに注意してください。理由を聞かれて、変に嘘をつくと、整合性が取れなくなり、倫理観のない人事につけ入れられ、不利益を被る可能性が高くなります。例えば、年休消化、ボーナス査定など、不利に働く可能性が高くなります。あくまで、他の仕事を得られたなどで理由をとどめ、余計なことを言わないようにした方が良いでしょう。私は、余計なことを言って、年休消化を認められずに、月途中に退職日を変更されました（笑）口は災いの元です！

転職先、個人の連絡先は伝えるべきか？

退職の話が拡散すると、転職先や個人の連絡先を聞かれることが多くなります。気の許せる同僚であれば転職先や連絡先は教えても問題ないでしょうが、皆さんが気になるであろう会社に対して伝えるかどうかは、あなたの選択となります。

ただし、注意点は、転職先は答えたくない場合は答えないで大丈夫ですが、個人の住所、連絡先は必ず伝えておく必要があります。なぜなら、退職金の関係書類や転職先に提出が必要になる書類が送られてくることになるからです。稀に、全て投げやりになって蒸発する社員がいますが、それはお互い得しません。転職先は伝える必要はないと思いますが、個人の住所、電話番号は伝えるようにしましょう。

まとめ

退職理由は、書き方は「定型」、答え方は「本音を建前化」することをしましょう。会社の鬱憤や愚痴を吐き出して辞める方もいますが、一緒に働いていた仲間ですので、尊敬と思いやりは忘れないようにしましょう。会社で一緒に乗り越えたエピソードなどを語り、ノスタルジックな関係性でいれるようにすることで、「卒業」も祝福されます。退職が決まった後の態度は気を付けましょう。